Vedtægter for den selvejende institution Friskolearkivet
§1:
Institutionens navn er „Friskolearkivet”.
Stk. 2.
Friskolearkivet viderefører den selvejende institution „Videns- og Studiecenter for Fri Skole”, der har omfattet „Biblioteket for det Folkelige Arbejde” og arkiv. „Biblioteket for det Folkelige Arbejde” blev i 2010 overdraget til Syddansk Universitets Bibliotek (SDUB).
§2:
Friskolearkivet er en selvejende institution med hjemsted på Den frie Lærerskole, Svendborgvej 15 i Ollerup, 5762 Vester Skerninge, Svendborg Kommune.
§3:
Det er institutionens formål:
at indsamle, registrere, opbevare og formidle arkivalier fra friskoler og Den frie Lærerskole og skabe interesse for samlingerne ved i forsvarligt omfang at stille dem til rådighed for offentligheden og forskning.
at vedligeholde og udbygge den håndbogssamling, der supplerer brugen af arkivalier.
At indsamle og registrere materiale, der er karakteristisk for det folkelige liv med tilknytning til Den frie Lærerskole og friskolerne.
§4:
Bestyrelsen består af 5 medlemmer. Dansk Friskoleforening og Den frie Lærerskole har hver især ret til at udpege 1 person til bestyrelsen. Hvis der ikke er indstillet personer til bestyrelsen senest den 1. marts, gennemfører de delegerede valget på årsmødet. Bestyrelsesmedlemmer vælges/udpeges for 2 år og afgår skiftevis med 2 og 3 medlemmer årligt; første gang efter foretaget lodtrækning. Suppleanter vælges for ét år. Bestyrelsesmedlemmer skal være myndige.
Stk. 2.
Det skal fremgå af protokollen, hvem der måtte være udpegede betyrelsesmedlemmer.
§5.
Friskolearkivet har tilknyttet en Støttekreds. Medlem af denne kan enhver blive, der vil yde en økonomisk og/eller aktiv indsats til opnåelse af arkivets formål. Aktive medlemmer kan indgå i arkivudvalget, jf. § 10. Der opkræves kontingent for personlige medlemskaber, mens friskoler og andre institutioner opnår medlemskab ved indbetaling af bidrag, der fastsættes af Friskolearkivets bestyrelse. Betalende institutioner kan deltage i Årsmødet med op til tre personer.
§6:
Der afholdes Årsmøde hvert år i perioden 1. april til 31. maj.
Stk. 2:
På Årsmødet er stemmeretten tildelt fem delegerede fra såvel Dansk Friskoleforening som Den frie Lærerskole og Støttekredsen under Friskolearkivet. Ingen kan afgive stemme ved fuldmagt. Støttekredsens medlemmer har ret til at deltage i Årsmødet, jf. § 5.
Stk. 3:
Dagsorden for Årsmødet:
Valg af dirigent og protokolfører.
Valg af Støttekredsens fem delegerede blandt fremmødte medlemmer.
Bestyrelsens beretning.
Regnskabsaflæggelse.
Indkomne forslag.
Valg af bestyrelsesmedlemmer og to suppleanter til bestyrelsen (jf. §4).
Valg af revisor. Revisor og personlig suppleant vælges på årsmødet.
Eventuelt.
Stk. 4.
Forslag, som ønskes behandlet på ordinært Årsmøde, skal skriftligt være formanden i hænde senest 1. marts. Beslutninger på Årsmøder træffes med almindelig stemmeflerhed med undtagelse af vedtægtsændringer og nedlæggelse af institutionen. Over Årsmødet føres en protokol, som skal underskrives af dirigent og protokolfører.
Stk. 5.
Ekstraordinært årsmøde kan afholdes, når mindst to bestyrelsesmedlemmer ønsker det.
§7:
Bestyrelsen vælger af sin midte formand, næstformand og sekretær. Bestyrelsen udarbejder selv sin forretningsorden og kan beslutte at lade regnskabsfunktionen varetage eksternt. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Bestyrelsen træffer beslutninger ved almindelig stemmeflerhed.
stk. 2.
Bestyrelsesmedlemmerne hæfter ikke personligt for institutionens gæld og kan ikke modtage honorar for hvervet som bestyrelsesmedlem.
§8:
Bestyrelsen indkalder til Årsmødet og ekstraordinært Årsmøde med en måneds varsel til de i §6 nævnte instanser, der udpeger delegerede. Medlemmer i henhold til § 5 indkaldes med mindst 8 dages varsel ved annoncering på Friskolearkivets hjemmeside og ved e-mail til de medlemmer, der har givet brugbar oplysning om elektronisk kontaktmulighed.
§9:
Bestyrelsen ansætter og afskediger det til institutionen knyttede personale og udøver i det hele taget den overordnede ledelse af institutionen.
Stk. 2.
Institutionen tegnes af bestyrelsens formand i forening med arkivlederen eller en af disse i forening med bestyrelsens næstformand. Tegningsretten kan ikke delegeres, men bestyrelsen kan meddele fuldmagt til daglige dispositioner.
§10:
Der kan nedsættes et arkivudvalg bestående af frivillige personer fra Friskolearkivets Støttekreds. Det er udvalgets opgave at støtte og hjælpe det ansatte personale med arkivarbejde. Udvalgsmedlemmer, der ikke er medlem af bestyrelsen, kan deltage i bestyrelsesmøder uden stemmeret.
§11:
Friskolearkivets drift gennemføres ved tilskud fra de i §6 nævnte instanser og evt. det offentlige, andre foreninger og institutioner, ved gaver fra fonde og private samt ved indtægtsdækket virksomhed.
§12:
Regnskabsåret følger finansåret. Årsregnskabet revideres af den på Årsmødet valgte revisor. Ved revisors forfald tiltræder den personlige suppleant. Begge valg er toårige.
§13:
Vedtægtsændringer kan kun foretages på Årsmødet. Vedtægtsændringer kræver to tredjedels flertal af de delegerede på årsmødet.
§14:
Nedlæggelse af institutionen kan kun besluttes på Årsmødet. Der kræves tre fjerdedeles flertal af de fremmødte delegeredes stemmer for at nedlægge institutionen. Det påhviler bestyrelsen at fungere, indtil institutionen er forskriftsmæssigt afviklet.
Stk. 2.
Kan tre fjerdedels flertal ikke opnås på Årsmødet, kan institutionens nedlæggelse besluttes med almindeligt flertal blandt de fremmødte delegerede, såfremt dette inden for 3 måneder indstilles af bestyrelsen på et ekstraordinært Årsmøde.
Stk. 3.
Ved nedlæggelse af institutionen tager Årsmødet stilling til overdragelse af samlingerne og øvrige aktiver til de(n) egnede institution(er), der bedst kan videreføre de i § 3 nævnte formål.
§15:
Denne vedtægt er en videreførelse af Friskolearkivets vedtægt dateret den 26. maj 2010. Vedtægten er en konsekvens af sammenlægning med Støtteforeningen for Friskolearkivet stiftet den 20. juni 2011 og formelt ophørt med vedtagelsen af denne vedtægt. Støtteforeningens aktiver overgår ved sammenlægningen til Friskolearkivet.
Med vedtagelse af denne vedtægt skal der foretages nyvalg af bestyrelse, suppleanter og revisor.
Således vedtaget af Årsmødet på Den frie Lærerskole den 25. maj 2023.
Cecil Christensen dirigent